采购指南

所有使用研究基金会资金进行的购买必须是合法的 目的. 确保服务质量，保持良好的对外关系 供应商，菠菜网lol正规平台教师，管理人员和主要研究人员，如下 研究基金会制定了道德采购指引:

  • 首先考虑上海外国语大学研究基金会的目标和政策 和菠菜网lol正规平台.
  • Obtain the maximum value for each dollar.
  • 要求销售代表诚实，无论是口头还是书面陈述; 广告或产品.
  • Grant all competitive bidders equal consideration; regard each transaction on its 自己的优点.
  • Decline all personal gifts or gratuities.
  • 所有权名称应将圣何塞州立大学研究基金会列为 所有主要物业(如船只、车辆等)的业主. 出于纳税和学校免税的目的，pi和员工不购买专业 property in their own names.
  • 及时、礼貌地接待所有因合法业务而来访的客人.
  • 仅在同意的情况下使用由一个供应商设计的原创想法和设计，以进行竞争 采购.
  • 研究基金会的购买力不得用于个人购置 for faculty, staff or students.

供应商选择

研究基金会的政策是公平对待所有供应商和承包商 和公正. 在所有采购交易中保持诚信，使每一个 努力避免(实际的或想象的)经济利益冲突. 供应商选择 应该由不为研究基金会提供经济利益的公司提供吗 employees or project staff.

此外，不应与名单上的当事人订立合同 U.S. Government Debarment list. 总务管理局的奖励管理系统(SAM)清单包含 被禁止、暂停或以其他方式被排除在外的当事人的姓名 联邦机构，以及根据法律或监管规定不符合资格的承包商 权威. 承包商的奖励超过了小额采购门槛 研究基金会必须提供有关其排除的必要证明 状态.

采购订单

研究基金会采购部门正式生成采购订单(POs) 授权交易，并有唯一的权力发出采购订单. 该文件确定了一个特定的卖方，并提供:

  • 描述
  • 量
  • 价格
  • 折扣
  • 付款条件,
  • date of performance or shipment
  • other applicable terms and conditions

当被卖方(卖方)接受时，采购订单就成为具有约束力的合同 on both the vendor and the 研究基金会.

How to Request a Purchase Order

When a vendor requires 一个 or a specific purchase meets the PO criteria，您可以按照以下步骤申请研究基金会的采购订单:

虽然首席调查员(PI)作为他们的采购代理 项目，他们不得在任何情况下，发出自己的采购订单.

订单审批和付款

赞助项目经理或自助服务经理将审核申请 将其转发给采购团队，采购团队将对其进行审核，发出采购订单，然后 then place the order by sending the PO to the vendor.

产品发货后，供应商开具研究基金会帐户发票 Payable; upon confirmation from the PI or project staff that the product was received, Accounts Payable will issue payment.

关于风险的特别说明

任何人在没有适当授权的情况下购买商品或服务都是不必要的 将研究基金会暴露于风险之中，承担个人持有的风险 responsible for any and all charges.

竞争性招标

自2018年7月1日起，以下采购门槛和指南适用于所有公司 采购，包括服务、用品和财产 as defined in Uniform 指导 policy. [pdf]

每单位价格:包括安装，但不包括税收，运输和维护.

Micro-purchases (<$10,000)

  • Price must be reasonable;
  • No cost analysis is required;
  • Basic allowability review is needed.

Small Purchase ($10,000 - <$250,000)

  • 价格或者费率报价必须有两个或者两个以上的合格来源;
  • 记录在案的电话或网络搜索结果是必需的

Simplified Acquisition (>=$250,000)

Procurement by sealed bids:

  • 向三(3)个或更多的来源提供完整的描述和现实的规格 that are willing and able to provide goods or services.
  • A fixed-price contract will be awarded.
  • Vendor can be selected on price or other factors.

 Procurement by competitive proposals (RFP):

  • 必须发布RFP.
  • Evaluation factors and importance must be identified.
  • Issue RFPs to three (3) or more entities.
  • 必须事先准备一份书面的评估方法.

Procurement by noncompetitive proposals (sole source):

  • The item is available only from a single source;
  • 公共紧急或紧急情况的要求不允许延误而导致 from competitive solicitation;
  • 联邦授予机构或传递实体明确授权非竞争性 proposals in response to a written request from the nonfederal entity; or
  • 经过多方征求，确定竞争不足.

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